Externe Ticket-Coupons: Freikarten und VIP-Coupons nach Camp-Ende an Teilnehmer verteilen

Mit dem Zusatzmodul Externe Ticket-Coupons lassen sich Ticket-Gutscheine (z.B. Freikarten, Familientribüne, VIP-Bereich) digital an Teilnehmer verteilen, statt sie am Camp-Ende als Papier auszuhändigen. Der Vorrat an Codes wird per CSV oder Excel hochgeladen, den Rest übernimmt der nächtliche Job: er verteilt die Codes automatisch an gebuchte Teilnehmer, sobald deren Veranstaltung beendet ist, und blendet den Coupon dann auf der Live-Page ein.

Ticket-Coupons sind ein kleines, kostenpflichtiges Zusatzmodul. Die Aktivierung erfolgt manuell durch uns, bitte kurz per Support-Anfrage anstoßen.

Abgrenzung zu externen Fanshop-Codes

Ticket-Coupons funktionieren technisch ähnlich wie externe Fanshop-Codes, verhalten sich aber bewusst anders:

Zuordnung erst nach Veranstaltungsende (nicht sofort bei Buchung). Wer vorher storniert, bekommt schlicht keinen Code. Damit entfällt jede Storno-Rückabwicklung.
Anzeige nur auf der Live-Page, nicht auf der Buchungsbestätigung. Bei der Buchung ist noch nichts zugewiesen.
Ticket-Coupons und Fanshop-Codes werden auf der Live-Page als zwei getrennte Blöcke untereinander dargestellt, mit jeweils eigener Grafik, eigenem Link und eigenem Erklärungstext.

Wo zu finden

Sobald das Modul für euren Mandanten freigeschaltet ist, taucht der Menüpunkt unter Einstellungen > Externe Ticket-Coupons auf.

Ticket-Coupons hochladen

Erstellt eine CSV- oder Excel-Datei mit drei Spalten:

Code (z.B. FCB-HEIM-2027-A )
Beschreibung (z.B. "Freikarte Heimspiel Bundesliga")
Ablaufdatum (z.B. 31.05.2027 )

Die Spaltennummern lassen sich im Formular anpassen, falls eure Datei ein anderes Format hat. Wenn die erste Zeile eine Kopfzeile enthält, aktiviert bitte die entsprechende Checkbox.

Nach dem Upload läuft der Import im Hintergrund. Eventuelle Fehler (z.B. doppelte Codes) findet ihr anschließend in den API-Logs.

Grafik, Link und Erklärungstext

Rechts im Formular pflegt ihr die Darstellung des Coupons:

Hintergrund-/Emotionsgrafik (600 x 540 px empfohlen). Der Code wird auf dieser Grafik eingeblendet.
Link zum Ticketshop (URL, an die der Code als Query-Parameter ?code=... angehängt wird).
Erklärungstext mit Markdown-Unterstützung, wird direkt über der Coupon-Grafik angezeigt. Mehrsprachig pflegbar.

Für welche Veranstaltungsarten der Coupon vergeben wird

In den Grundeinstellungen wählt ihr die Veranstaltungsarten aus, für die der nächtliche Job Codes vergeben soll. Damit könnt ihr z.B. steuern, dass Ticket-Coupons nur für Ferien-Camps verteilt werden, nicht aber für wöchentliches Fördertraining.

Automatische Verteilung nach Veranstaltungsende

Ein nächtlicher Job (Ausführung um 3:00 Uhr) durchsucht alle gebuchten Teilnehmer, deren Veranstaltung bereits beendet ist und die noch keinen Ticket-Coupon zugeordnet haben, und weist ihnen den nächsten freien Code aus dem Vorrat zu (alphabetisch sortiert, unbenutzt und mit gültigem Ablaufdatum in der Zukunft). Der Teilnehmer sieht den Coupon dann auf seiner Live-Page.

Sind alle Codes vergriffen, gehen weitere Teilnehmer leer aus, bis neuer Vorrat hochgeladen wird. Es empfiehlt sich, den Bestand rechtzeitig aufzustocken oder abgelaufene Codes zu verlängern.

Nachzügler manuell zuweisen

Wenn ein Teilnehmer erst nach der nächtlichen Verteilung eingebucht wird oder ihr für ein gerade beendetes Camp nicht bis zur Nacht warten wollt, könnt ihr manuell zuweisen:

Am einzelnen Teilnehmer: im Teilnehmerprofil erscheint ein Button "Ticket-Coupon zuweisen", sobald das Event beendet ist.
Für ein ganzes Event: in der Teilnehmerliste des Events findet ihr einen Sammelbutton, der allen gebuchten Teilnehmern ohne Coupon in einem Schritt einen zuweist.
Für einen Zeitraum: in den Einstellungen unter "Auf Teilnehmer nachträglich anwenden" könnt ihr per Start- und Enddatum eine gezielte Nachverteilung auslösen. Nützlich für Backfills nach dem Aktivieren des Moduls.

Alle drei Wege respektieren die "nur nach Event-Ende"-Regel. Wer versucht, vor Event-Ende manuell zuzuweisen, bekommt keine Wirkung (der Button erscheint dann gar nicht erst).

Abgelaufene Codes verlängern

Sind Codes über ihr Ablaufdatum hinausgelaufen, ohne verteilt worden zu sein, könnt ihr sie mit einem Klick auf ein neues Datum verlängern. Betroffen sind nur unbenutzte, abgelaufene Codes.

KPIs und Bestandsverwaltung

Auf der Übersichtsseite seht ihr auf einen Blick, wie viele Codes bereits verteilt und wie viele noch verfügbar sind (mit Ablaufdatum in der Zukunft). Falls ihr komplett von vorne starten wollt (z.B. neue Aktion, alter Bestand irrelevant), gibt es unten den Button "Alle externen Ticket-Coupons löschen".

Das Löschen ist unwiderruflich und entfernt auch bereits an Teilnehmer verteilte Codes aus dem System. Vorsicht ist daher geboten bzw. zeitlicher Abstand, damit Teilnehmer sich den Code in der Zwischenzeit gesichert haben.

Anzeige auf der Live-Page

Nach Veranstaltungsende sieht der Teilnehmer den Ticket-Coupon auf seiner Live-Page: Erklärungstext, dann Grafik mit eingebettetem Code und Ablaufdatum, klickbar zum Ticketshop-Link. Falls parallel auch ein Fanshop-Code aktiv ist, werden beide Blöcke untereinander angezeigt.

Ticket-Code in E-Mail-Vorlagen einbauen

Zusätzlich zur Anzeige auf der Live-Page steht der zugewiesene Code als E-Mail-Variable %link_externer_ticket_coupon% zur Verfügung. Damit könnt ihr den Coupon in beliebige Vorlagen unter Einstellungen > E-Mails einbauen. Ausgegeben wird die Beschreibung des Codes plus der Code selbst als klickbarer Link auf euren Ticketshop.

Empfehlung: Nutzt die Variable in der Vorlage "Teilnehmer-Info 3 Tage nach Veranstaltung". Der nächtliche Verteiljob läuft um 3:00 Uhr nach Event-Ende, dann ist der Code für alle betroffenen Teilnehmer zugewiesen. In der Feedback-Mail direkt nach dem Camp wäre die Variable noch leer, weil dort meist noch nicht verteilt wurde.