Lagermodul

Das Lagermodul dokumentiert das gesamte Inventar, errechnet Materialbedarf für Veranstaltungen, warnt bei voraussichtlichen Niedrigbeständen und umfasst sämtliche Bewegungsbuchungen von Lagerartikeln für die Veranstaltungsdurchführung.

Berechtigungen für Administratoren

Um auf das Lagermodul zugreifen zu können, müssen Administratoren die Berechtigung "Darf Lager verwalten" aktiviert haben.

Arbeitsablauf

Jeder Lagerartikel wird den benötigen Veranstaltungen zugeordnet und mit einem manuellen oder automatischen Multiplikator versehen (z.B. der aktuellen Teilnehmeranzahl). Auf Basis der Veranstaltungszuordnung und des Multiplikators werden fortlaufend automatische Entnahmeplanungen in jeder Veranstaltung errechnet. Vor Beginn des Events kann diese Liste händisch abgeändert und in eine Sammelbuchung als Entnahme von Lagerartikeln überführt werden. Mithilfe von generierten PDF-Listen und QR-Codes lassen sich Artikelbewegungen aus einem oder mehreren Warenlagern schnell erfassen.

Kategorien

Lagerkategorien dienen der Gliederungen unterschiedlichen Lagerartikel und können in beliebiger Anzahl angelegt werden.

Artikel

Lagerartikel repräsentieren eine baugleiche Ware. Unterschiedliche Konfektionsgrößen eines baugleichen Trikots werden jeweils als eigene Lagerartikel angelegt, eine Funktion zum Duplizieren unterstützt, die schnelle Anlage mehrere bauähnlicher Waren. Jeder Artikel kann ein Foto, eine Beschreibung und einen kritischen Wert bei Niedrigbestand enthalten. Wird ein Artikel an Teilnehmer einer Veranstaltung oder Trainer ausgegeben und nicht zurückerwarten, wird dieser als Verbrauchsartikel per Checkbox gekennzeichnet. Dem gegenüber stehen Artikel, die nach einer Entnahme wieder vollständig zurückerwartet werden (z.B. Minitore, Hütchen).

Mithilfe eines Multiplikators können Lagerartikel für Veranstaltungen automatisch für die zukünftige Entnahmeplanung berücksichtigt werden. Multiplikatoren können dynamisch sein (z.B. Teilnehmeranzahl / alle Torhüter / alle Teilnehmer mit Konfektionsgrößen 152 und 164 / …) oder statisch hinterlegt werden (einfach 80 Stück). Zusätzlich können Puffermengen hinterlegt werden.

Standorte

Warenlager können als Lagerstandorte einzeln angelegt werden. Zu jedem Standort werden Adresse und Beschreibungen hinterlegt. Spätere Lagerbewegungen können jeweils einem Lager zugeordnet werden, sodass das System zu jedem Lagerartikel den Bestand pro Lager kennt und Inventurlisten anbieten kann.

Entnahmeplanungen und Warnungen

Für jeden Lagerartikel, der als Verbrauchsartikel gekennzeichnet ist, wird bei unterschiedlichen Systemereignissen (z.B. Teilnehmerbuchung, Buchungsbewegung eines Lagerartikels, etc.) automatisch ein Warndatum errechnet, ab dem der hinterlegte Niedrigbestand erreicht wird. Weiterhin wird ein kritisches Datum des Leerstandes errechnet, bei dem weniger Lagerartikel verfügbar sind als benötigt werden.

Lagerbuchungen

Bewegungen von Lagerartikeln werden als Lagerbuchungen erfasst. Negative Lagerbuchungen (z.B. -10) stellen eine Entnahme (RAUS) dar und positive Buchungen eine Einlage (REIN). Lagerbuchungen können einzeln bearbeitet werden oder über bequeme Sammelbuchungen pro Veranstaltung.

Sammelbuchungen und PDF-Listen

Um Veranstaltungen optimal vorbereiten und Entnahmen und Rücklagen schnell erfassen und dokumentieren zu können, werden Sammelbuchungen erzeugt und aus diesen können PDF-Listen erzeugt werden. Jede PDF-Liste enthält einen QR-Code, mit dem eine Buchung direkt aus dem Lager heraus per Smartphone modifiziert werden kann (z.B. wenn nicht genügend Trikots zur Entnahme am Lager vorhanden sind).

Lagerlieferanten

Jeder Artikel ist einem Lieferanten zugeordnet und beliebig viele Lieferanten können mit unternehmerischen Stammdaten und Logo verwaltet werden.

Lieferantenbestellungen

Zu jedem Lagerlieferanten lassen sich beliebig viele Lieferantenbestellungen dokumentieren. Bestellungen bestehen aus geplanten Lieferdaten zum Weiterarbeiter und zum Lagerstandort. Einzelne Lagerartikel werden mit ihrer Bestellmenge geführt und können bei Lieferung mit einem Klick in voller Höhe oder als Teillieferung eingebucht werden.

Veranstaltungsplanung

Das Lagermodul unterstützt eine umfangreiche Entnahmeplanung und -buchung von Lagerbewegungen in der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen. Folgender Prozess liegt der Planung zugrunde:

Lagerartikel haben Zuordnungen zu individuellen Veranstaltungen sowie einen Multiplikator, der die Berechnung der benötigten Anzahl an Exemplaren ermöglicht:

Für jede Veranstaltung wird fortlaufend eine Entnahmeplanung aktualisiert.

Diese Listen werden automatisch fortlaufend für alle zukünftigen Veranstaltungen aktualisiert. Ab einem bestimmten Zeitpunkt kann dann die automatische Aktualisierung der Liste deaktiviert werden, sodass eine manuelle Feinplanung ermöglicht wird:

Auf Grundlage der Entnahmeplanungen wird im nächsten Schritt eine Sammelbuchung erzeugt. Hierdurch werden die tatsächlichen Lagerbewegungen dokumentiert:

Als Nächstes wird die Sammelbuchung vorbereitet, in dem das bevorzugte Warenlager ausgewählt wird. Das System versucht alle Lagerartikel aus diesem Lager zu beziehen. Sind noch genügend Artikel im Lager vorhanden, werden die anderen Lager abgefragt:

Durch Klick auf Weiter werden alle Buchungen im System eingebucht.

Mit dem PDF-Dokument kann nun das Lager zur physikalischen Entnahme besucht werden:

Die Sammelbuchung kann durch Scan des QR-Codes auch direkt bearbeitet werden, z.B. wenn die Anzahl der verfügbaren Artikel zu gering ist und in diesem Beispiel keine 10 Minitore entnommen werden können. Hier sollte der QR-Code gescannt werden und die Buchung der Minitore auf 8 korrigiert werden: