Veranstaltungstermine

Zu jeder Veranstaltung können beliebig viele Veranstaltungstermine erstellt werden. Termine sollten so gewählt werden, dass sie sowohl als Informationsquelle für alle Zielgruppen sowie als Abrechnungseinheit für Trainer funktionieren.

Informationsquelle für alle Zielgruppen

Ein Veranstaltungstermin zeigt an, an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die Veranstaltung beginnt und endet. Diese Information dient sowohl Trainern, Gastgebern, Teilnehmern und als Manager und sorgt es für eine strukturierte Darstellung der Veranstaltungen im Kalender.

Je nach Veranstaltungsart ergeben sich jedoch die Herausforderungen, nach eigenem Ermessen die zu definieren. Wir sprechen dabei folgende Empfehlungen (exemplarisch) aus:

Eine Veranstaltung über sechs Wochen mit einem Termin pro Woche erhält sechs Veranstaltungstermine, also einen Termin pro Woche.
Eine Veranstaltung über eine einzelne Woche (z.B. ein Wochencamp) von Montag bis Freitag erhält bei einer Ganztagsbetreuung genau fünf Veranstaltungstermine (einen Termin pro Tag) mit den Uhrzeiten von Start (z.B. 09:00 Uhr) bis zum Ende (z.B. 16:30 Uhr und freitags abweichend 14:30 Uhr).
Eine Veranstaltung über ein einzelnes Wochenende von Freitag bis Sonntag erhält für jeden Tag einen Termin (z.B. Freitag von 14:00 Uhr bis 18:00 Uhr, Samstag von 09:00 Uhr bis 16:30 Uhr und Sonntag von 09:00 Uhr bis 14:00 Uhr).
Eine Abendveranstaltung erhält genau einen Termin (z.B. Samstag, den 01.04. von 18:00 Uhr bis 20:30 Uhr).

Termine als Abrechnungseinheit für Trainereinsätze (Dispositionen)

Neben der reinen Strukturierung von Veranstaltungen in einzelne Einheiten/Trainingstage dienen Termine einem weiteren Zweck. Trainerdispositionen werden aus Effizienzgründen nur einmal für die gesamte Veranstaltung vorgenommen. Fällt aber z.B. ein Trainer für einen einzelnen Termin aus, wäre die Zuteilung eines neuen Trainers für die gesamte Veranstaltung notwendig. Dieses Vorgehen ist in der Praxis jedoch nicht sinnvoll, da dem Aushilfstrainer z.B. alle Veranstaltungstermine in seinem Terminkalender angezeigt werden würden.

Weiterhin ergibt sich aus der einfachen Zuteilung Veranstaltung <> Trainer keine eindeutige Grundlage zur flexiblen finanziellen Abrechnung. Deswegen werden die Personaleinsätze der Trainer auf Terminebene dokumentiert. Die folgende Abbildung verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Trainerdisposition, Personaleinsatz und Veranstaltungen:

Hier ist zu sehen, dass der Trainer zu jedem Veranstaltungstermin einen eindeutigen Datensatz zu seinem Personaleinsatz an diesem Termin besitzt. Als Manager gilt daher: achtet auf die korrekte Dokumentation des Personaleinsatzes der Trainer pro Veranstaltungstermin. Damit dies zeitsparend funktioniert, unterstützen euch folgende Funktionen im Hintergrund bei der Arbeit:

Wird ein Trainer für die gesamte Veranstaltung von Ihnen neu disponiert (unter Veranstaltung > Trainerdisposition), so wird dieser für jeden ausgewählten Veranstaltungstermin in der Zukunft automatisch hinzugefügt.
Wird ein Trainer für die gesamte Veranstaltung von Ihnen aus der Disposition entfernt (Disposition löschen), so wird dieser für jeden Veranstaltungstermin in der Zukunft automatisch entfernt.

Termine zeitsparend anlegen

Damit Admins, insbesondere bei Veranstaltungen über mehrere Wochen oder Monate, nicht jeden Termin einzeln anlegen müssen, stehen zwei praktische Funktionen zur Verfügung:

Termine wöchentlich wiederkehrend hinzufügen.
Termine monatlich wiederkehrend hinzufügen.

Klickt hierzu auf den entsprechenden Button unter Veranstaltung > Termine: