Verlosungen als Sonderveranstaltung einstellen

Gelegentlich kann eine digitale Tombola attraktiv sein, um Aktionen an Kids zu verlosen. Hierzu kann eine Veranstaltung angelegt werden, die zusätzlich mit der Checkbox "Verlosung" markiert wird.

Grundlegender Ablauf:

1. Veranstaltung wird als Verlosung markiert.
2. Alle Teilnehmer schreiben sich auf die Warteliste, die sich nun "Verlosung" nennt.
3. Über den Workflow > Verlosungen können Gewinner ausgelost und Liste exportiert werden.
4. Die Gewinner können automatisch über die "Einbuchung" als reguläre Teilnehmer über ihren Gewinn informiert werden und werden im Teilnehmerprofil als Gewinner markiert.

Veranstaltung als Los-Veranstaltung aktivieren

Im unteren Bereich der Buchungseinstellungen können alternativ noch eigene Labels für die Banderole gesetzt werden:

Teilnehmer als Gewinner auslosen

Aus allen Teilnehmenden von der Warteliste lassen sich über den Workflow > Verlosungen die Gewinner auslosen. Es gibt hierzu unterschiedliche Grundeinstellungen:

1. Gewinner werden ohne Nebenbedingungen ausgelost.
2. Gewinner dürfen in einem definierten Zeitraum (z.B. Saison vom 01.07. bis 30.06.) nur 1 x gewinnen UND/ODER
3. Gewinner dürfen innerhalb von bestimmten Kategorien (wir nutzen hierfür die Produktbuchungsgruppen aus den Einstellungen) nur 1 x gewinnen.

Nach der Eingabe der Gewinneranzahl werden die Gewinner ausgelost und stehen dann mit einem Status "Bestätigung ausstehend" in der Tabelle. Hier lässt sich die Liste kontrollieren und es lassen sich noch einzelne Gewinner entfernen oder die gesamte Verlosung kann rückgängig gemacht werden. Mit Klick auf "Gewinner bestätigen und einbuchen!" werden:

1. Alle gelisteten Gewinner von der Warteliste in die Veranstaltung eingebucht.
2. Die Teilnehmer als Gewinner markiert.
3. Die Einbuchungsbestätigung von der Warteliste oder falls nicht aktiv, die Buchungsbestätigung, verschickt.

Optional: Gewinn muss über Live-Page bestätigt werden

Falls ein Gewinn zusätzlich bestätigt werden muss (z.B., weil eine Teilnahme als Einlaufkind gewonnen wurde und die Kinder unbedingt anwesend sein müssen), kann ich den Einstellungen der Veranstaltungsart die Checkbox aktiviert werden:

Nach der Ziehung der Lose und der Kennzeichnung der Gewinner wird im Workflow Verlosungen die Buchungsbestätigung für erfolgreiche Nachrücker von der Warteliste an die Teilnehmer verschickt. Hier sollte dann der Link zur Live-Page aufgeführt und zusätzlich die Information, dass die Teilnahme innerhalb von 48 Stunden verpflichtend bestätigt werden muss:

E-Mail Einstellungen

Bestätigung über die Live-Page

Klickt der Teilnehmer auf "Ich kann NICHT teilnehmen", wird die E-Mail Vorlage Stornierungsbestätigung (durch Teilnehmer gewünscht) verschickt:

Läuft hingegen die Frist von 48 Stunden ohne Rückmeldung ab, storniert das System die Teilnahme und den Gewinn automatisch und verschickt die Stornierungsbestätigung (durch Veranstalter gewünscht):

Alternative: Gewinner direkt aus der Teilnehmerliste einbuchen und markieren

Neben der Ziehung über Workflow > Verlosungen gibt es in der Teilnehmerliste einer Verlosungsveranstaltung einen zweiten Schnellweg. Unter dem Block Warteliste erscheinen bei einer Verlosung zwei Buttons:

• Alle Teilnehmer von der Warteliste einbuchen: Bucht alle Wartelisten-Teilnehmer in die Veranstaltung ein, ohne sie als Gewinner zu markieren. Sinnvoll bei normalem Nachrücken ohne Verlosungskontext.
• Alle Teilnehmer einbuchen und als Gewinner markieren: Zusätzlich zur Einbuchung werden alle Teilnehmer als Verlosungsgewinner markiert und laufen damit in die Gewinner-Statistik (zum Beispiel die Prüfung auf Mehrfachgewinner derselben Veranstaltungsart). Ist für die Veranstaltungsart die 48-Stunden-Bestätigung über die Live-Page aktiv, wird die Bestätigungsfrist analog zur regulären Ziehung gesetzt.

Diese zweite Variante ist praktisch, wenn die Gewinner bewusst offline bestimmt werden (zum Beispiel durch eine Live-Verlosung mit Zuschauern), aber trotzdem korrekt im Gewinner-Profil des Teilnehmers geführt werden sollen. Der Button erscheint ausschließlich bei Veranstaltungen mit aktiver Checkbox Verlosung.

Mehrfachanmeldung mit derselben Mitgliedsnummer verhindern

Bei Verlosungen nur für Mitglieder versuchen manche Eltern, ihre Gewinnchancen durch mehrfaches Anmelden mit derselben Mitgliedsnummer zu erhöhen. Unter Einstellungen → Mitgliedsnummern lässt sich mit der Option "Einmalanmeldung pro Mitgliedsnummer erzwingen" festlegen, dass pro Veranstaltung nur eine Anmeldung je Mitgliedsnummer möglich ist. Weitere Anmeldungen mit einer bereits verwendeten Nummer werden dann direkt im Buchungsprozess abgewiesen.