Ein- und Ausgabearten-Vorlagen
Um die Finanzen einer Veranstaltung planen und steuern zu können, steht euch im Seitenmenü einer Veranstaltung die Finanzplanung zur Verfügung. Damit ihr nicht bei jeder Veranstaltung eine neue Konfiguration der Ein- und Ausgaben vornehmen müsst, könnt ihr unter Einstellungen > Ein- und Ausgabenarten ein Standard-Set anlegen und eine Zuordnung zu Veranstaltungsarten vornehmen.
Achtung: Die Software kann anhand des Namens nicht eindeutig unterscheiden, ob es sich um einen positiven Betrag (Einnahme) oder einen negativen Betrag (Ausgabe) handelt. Wenn ihr einen Betrag eingebt, verwendet für eine Einnahme bitte z.B. "20,00" und für eine Ausgabe "-20,00" EUR (Minus-Vorzeichen).
Benutzerdefinierte und automatische Berechnungen
Wenn ihr eine Ein- oder Ausgabenart definiert, habt ihr die Möglichkeit zwischen benutzerdefinierten und automatischen Berechnungen zu wählen. Da die Software über zahlreiche Veranstaltungsdaten verfügt, lassen sich einige Beträge automatisch berechnen. Andere Beträge möchtet ihr z.B. selbst durch einen Multiplikator bestimmen. Ein Beispiel ist die Kalkulation des Trainingsmaterials, das ihr etwa mit 0,50 EUR für jeden Teilnehmer berechnen lassen könnt:
Nachträgliche Änderungen an einer Ein- bzw. Ausgabenart führen nicht automatisch zu einer Anpassung der Finanzplanung von bereits bestehenden Veranstaltungen. Das ist ein wichtiges Grundprinzip, denn es würden bestehende Kalkulationen und Werte durch eine nachträgliche Änderung verfälscht. Ihr könnt jedoch eine Anpassung in allen zukünftigen Veranstaltungen veranlassen:
Anwendung in die bestehenden Finanzplanungen
Standardmäßig werden neu angelegte Ein- und Ausgabenarten nicht automatisch auf bestehende Veranstaltungen angewendet. Wenn eine neue Veranstaltung angelegt wird, werden die hier konfigurierbaren Vorlagen durchlaufen und für jede Vorlage wird ein Ein- bzw. Ausgabeneintrag erstellt.
Ihr könnt jedoch mit einem Klick diese Vorlage auf alle Veranstaltungen der passenden Veranstaltungsart innerhalb eines gewünschten Zeitraums anwenden lassen:
