Bei Teilnehmer-Warenkorb-Anpassungen/Zahlungen/Zahlungserwartungen verklickt

Da FSC viele, auch teils recht komplexe, Anwendungsfälle im Zusammenhang mit Teilnehmer-Warenkörben abbildet, kann es hier u.U. für euch als Endnutzer zu verwirrenden Situationen kommen. Bei der Anpassung des Warenkorbs, häufig in Verbindung mit Auf- und Abwertung oder vollständigen Stornierung, können folgende Grundkonzepte/-gedanken helfen:

1. Der Warenkorb eines Teilnehmers sollte immer die geforderte Gesamtzahlung darstellen. Bei Änderungen eines Auftrags sollte immer im ersten Schritt über "Teilnehmer bearbeiten" eine Anpassung des Warenkorbs stattfinden. Ruft z.B. ein Teilnehmer an und möchte ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt hinzubuchen oder einen Gutscheincode nachträglich einlösen, wird der Teilnehmer bearbeitet und eine Ausrüstung hinzugefügt bzw. der Nachlass-Code unten eingetragen.

   

   

   

   

2. Die Zahlungserwartungen müssen eigentlich niemals händisch angepasst werden, das System aktualisiert nach der Bearbeitung eines Teilnehmers automatisch die Zahlungserwartungen:

   

   
   

3. Fast immer sollte es so sein, dass es nur genau eine Zahlung innerhalb einer Zahlungserwartung gibt. Die Zahlungen seht ihr, in dem ihr auf die Zahlungserwartung klickt.

   
   

Erste Hilfe

Wenn etwas durcheinander geraten ist, fang von hinten an:

• Habt ihr Zahlungen händisch in den Zahlungserwartungen verbucht? Wenn ja, entfernt diese Zahlungen. Händisch dokumentierte Zahlungen können einfach gelöscht werden.
• Habt ihr eine Zahlungserwartung verändert ("Unstimmigkeit mit Zahlungserwartungen"/"Überzahlung"/"Unterzahlung")? Im Zweifel könnt ihr sie komplett löschen und danach den Teilnehmer einfach noch einmal bearbeiten und speichern. Danach wird eine aktuelle Zahlungserwartung automatisch erzeugt.

Sonderfall: Warenkorb bei stornierten Teilnehmern

Bei einem bereits stornierten Teilnehmer werden Änderungen am Warenkorb nicht mehr automatisch in die Zahlungserwartungen übernommen. Grund: Die Automatik hinter "Teilnehmer bearbeiten" greift nur bei Teilnehmern im Status gebucht. Ändert ihr also beim stornierten Teilnehmer Preise oder Positionen, driften Zahlungen und Rechnungen von den neuen Warenkorb-Positionen weg und es entstehen Audit-Fehler.

Im Management-Portal erscheint deshalb über dem Warenkorb bei stornierten Teilnehmern ein fett-roter Warnhinweis.

Workaround (empfohlen):

1. Teilnehmer zunächst wieder auf "gebucht" setzen (Reaktivieren).
2. Warenkorb anpassen und speichern. Jetzt greift die Automatik, die Zahlungserwartungen werden korrekt neu berechnet.
3. Teilnehmer anschließend den Stornierungs-Workflow erneut durchlaufen lassen. Rechnungs-Storno und etwaige Rückerstattung werden passend zum neuen Warenkorb erzeugt.

Erst nach diesem erneuten Durchlauf stimmen Preise, Rechnungen und Zahlungserwartungen wieder zusammen.