Reservierte externe Plätze am Event
Neben der maximalen Teilnehmerzahl (der Portal-Buchungsgrenze) lässt sich pro Veranstaltung dokumentieren, wie viele Plätze zusätzlich physisch reserviert sind, z.B. für Sponsoren, VIPs oder interne Zuweisungen. Das Feld ist rein informativ und beeinflusst weder die Buchbarkeit noch die KPIs.
Wo zu finden
Das Feld Reservierte externe Plätze ist an zwei Stellen pflegbar:
- Im Veranstaltungs-Wizard direkt unter der maximalen Teilnehmerzahl
- Nachträglich unter Veranstaltung → Buchung und Finanzen → Wer kann sich anmelden?
Anwendungsfall
Beispiel: Physisch stehen 90 Plätze zur Verfügung. 30 davon sollen für Sponsoren freigehalten werden. Damit die Sponsorenplätze nicht versehentlich im Vorverkauf weggehen, wird gepflegt:
- Maximale Teilnehmerzahl: 60 (dies ist die Portal-Grenze)
- Reservierte externe Plätze: 30 (rein zur Dokumentation)
Das Portal lässt so maximal 60 Buchungen zu. Die 30 Sponsorenplätze bleiben frei und können später über den Import oder eine manuelle Zuweisung befüllt werden.
Wo sichtbar
- Veranstaltungsübersicht: in der Teilnehmer-Spalte als Klammerzusatz, z.B.
45 / 60 (+30) - Event-Header (Detailansicht): als eigenes Label neben der Teilnehmeranzahl, z.B. +30 reserviert extern
Wichtige Hinweise
- Das Feld zählt nicht zur Portal-Buchungskapazität. Die maximale Teilnehmerzahl bleibt die einzige Obergrenze für Buchungen aus dem Buchungsportal.
- Es fließt nicht in die Auslastungs-KPIs oder in die Trainer-Dispositionsberechnungen ein.
- Der Standardwert ist 0. Der Zusatz erscheint in den Übersichten nur, wenn ein Wert größer 0 hinterlegt ist.
- Werden reservierte Plätze später doch normal gebucht (z.B. durch Import oder manuelle Anlage), erhöht das die reguläre Teilnehmerzahl. Das Info-Feld selbst bleibt unverändert und dient weiterhin nur der ursprünglichen Dokumentation.