Interesse an einer Folgeveranstaltung bei Teilnehmern abfragen
Insbesondere bei wiederkehrenden Formaten wie Fördertrainings, Quartals-Kursen oder Ferien-Camps mit Fortsetzung ist es hilfreich, frühzeitig zu wissen, welche Teilnehmer auch im nächsten Turnus dabei sein möchten. FSC unterstützt dies mit einer Abfrage direkt auf der Live-Page und drei automatischen Erinnerungs-Mails.
Wo aktivieren
Die Abfrage wird pro Veranstaltung aktiviert: Veranstaltung → Buchung → Interesse an Folgeveranstaltung. Die Checkbox schaltet die Abfrage frei und aktiviert gleichzeitig die drei Erinnerungs-Mails an alle gebuchten Teilnehmer.
Was Teilnehmer sehen
Auf der persönlichen Live-Page erscheint ein farblich hervorgehobener Kasten mit einer Ja/Nein-Auswahl. Titel und beschreibender Text lassen sich mandantenweit über Einstellungen → Portal-Design anpassen (Felder „Titel Folgeveranstaltung" und „Text Folgeveranstaltung"), sind aber nicht zwingend erforderlich. Wird nichts konfiguriert, greift ein neutraler Standardtext.
Wichtig: Die Live-Page bleibt auch nach Veranstaltungsende erreichbar. Teilnehmer können sich also auch nachträglich noch eintragen, wenn sie erst am Event-Ende sicher sind.
Automatische Erinnerungen
Sobald das Feature aktiviert ist, verschickt FSC drei automatische Erinnerungen. Jede Mail geht ausschließlich an Teilnehmer, die noch keine Antwort gegeben haben. Wer bereits Ja oder Nein geklickt hat, bekommt keine weitere Erinnerung.
- 3 Wochen vor Veranstaltungsende — die frühe Vorplanung
- 1 Woche vor Veranstaltungsende — der Reminder für Unentschlossene
- 1 Tag nach Veranstaltungsende — die letzte Erinnerung nach dem gemeinsamen Erlebnis
Die Mail-Texte lassen sich unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen anpassen und wie üblich auf Veranstaltungsart-Ebene spezialisieren. Standardtexte in Deutsch, Englisch und Spanisch sind hinterlegt.
Auswertung für die Planung
In der Teilnehmerübersicht der Veranstaltung erscheint eine prominente Übersicht Interesse an Folgeveranstaltung. Sie zeigt drei Kennzahlen im Überblick:
- Interessiert — Teilnehmer, die Ja geklickt haben
- Nicht interessiert — Teilnehmer, die Nein geklickt haben
- Offen — Teilnehmer, die noch keine Rückmeldung gegeben haben
Darunter erscheint eine Liste aller interessierten Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse. Ein Kopier-Feld enthält alle E-Mail-Adressen der Interessenten kommagetrennt und kann direkt in das BCC-Feld eines Mailprogramms eingefügt werden, um zum neuen Turnus einzuladen.
Zusätzlich lassen sich alle Rückmeldungen weiterhin über den regulären CSV-Export der Teilnehmerliste weiterverarbeiten.
Hinweise
- Die Abfrage muss pro Veranstaltung aktiviert werden. Das schützt vor unnötigen Mails bei Formaten, die keine Fortsetzung haben.
- Die drei Erinnerungen werden erst versandt, wenn die Mail-Vorlagen im System aktiv geschaltet sind. Sind die Vorlagen inaktiv, findet keine Erinnerung statt, das Formular auf der Live-Page bleibt aber trotzdem sichtbar.
- Teilnehmer können ihre Antwort auf der Live-Page jederzeit ändern, solange die Live-Page erreichbar ist.