Maskottchen-Anfragen als eigenes Modul im Portal

Über das Modul Maskottchen-Anfragen können Kitas, Schulen, Vereine und Unternehmen strukturiert einen Maskottchen-Auftritt anfragen. Aus einer eingegangenen Anfrage wird nach Prüfung eine Veranstaltung erstellt, in der Darsteller die Verfügbarkeit über das Trainerportal melden und die Abrechnung wie gewohnt läuft.

Wer bisher Maskottchen-Buchungen über das Kindergeburtstagsmodul abgebildet hat (siehe Artikel 67), kann das Zusatzmodul buchen, um ein eigenes Portal, eigene Backend-Ansichten und eine passgenaue Anfrage-Maske zu erhalten.

Modul aktivieren

Die Aktivierung erfolgt durch das FSC-Team. Sobald das Modul für einen Mandanten freigeschaltet ist, erscheint es unter Einstellungen → Modulaktivierungen als aktiv und ein neuer Menüpunkt Maskottchen-Anfragen ist in den Workflows verfügbar.

Maskottchen im Backend anlegen

Vor dem Live-Gang legt der Mandant seine Maskottchen an: Workflows → Maskottchen-Anfragen → Maskottchen.

• Name (mehrsprachig pflegbar in Deutsch, Englisch, Spanisch)
• Beschreibung (mehrsprachig, wird im Portal unter dem Foto angezeigt)
• Foto (wird im Portal als Auswahl-Bild angezeigt)
• Reihenfolge und Aktiv-Status zum Ein- und Ausblenden

Ist nur ein aktives Maskottchen vorhanden, wählt das Portal es automatisch vor. Bei mehreren aktiven Maskottchen erhält der Anfrager eine Checkbox-Liste mit Foto und Beschreibung und kann sie kombinieren (zum Beispiel Bulli und Bullidog gemeinsam).

Portal-Texte und Regeln konfigurieren

Unter Workflows → Maskottchen-Anfragen → Einstellungen lassen sich alle Portal-Texte und Regeln festlegen:

• Portal-Einstiegsseite: Titel, Beschreibung, Beschriftung des Anfragen-Buttons
• Buchungs-Wizard: Überschriften pro Schritt, Frage über dem Institutions-Freitextfeld (zum Beispiel „Um welche Einrichtung handelt es sich? (Verein, Schule, Kita, ...)“), optionaler Hinweistext zur Maskottchen-Auswahl (etwa „Bulli und Bullidog treten nur gemeinsam auf“)
• AGB und Bestätigung: AGB-Text im letzten Schritt, Bestätigungstext nach dem Absenden
• Veranstaltungs-Erstellung: Standard-Veranstaltungsart und Standard-Gastgeber für automatisch erzeugte Events
• Mindestanzahl Kinder und Erwachsene, die das Portal mindestens fordert
• Portal-Account-Anmeldung (SSO): optional erzwingen, damit wiederkehrende Kontakte (Kita-Leitungen etc.) ihre Daten nicht neu eingeben müssen

Alle Texte sind mehrsprachig pflegbar (Deutsch, Englisch, Spanisch).

Menüpunkt im Portal verlinken

Damit das Maskottchen-Portal in der Menüleiste erscheint, wird unter Einstellungen → Portaldesign → Menüleisten-Einträge ein neuer Eintrag angelegt. Als Interner Link lässt sich der Zielwert Maskottchen auswählen (nur sichtbar, solange das Modul aktiv ist).

Der Anfrage-Prozess aus Kundensicht

Der Anfrager durchläuft im Portal drei Schritte:

1. Kontaktperson vor Ort mit Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon und Mobilnummer
2. Event-Details mit Maskottchen-Auswahl, Institutions-Freitext, Art des Events (zum Beispiel Sommerfest), Wunschtermin, Adresse des Veranstaltungsorts, Parkinformationen, Anzahl Kinder und Erwachsene, optionalem Kommentar
3. Kontrollansicht mit Zusammenfassung, AGB-Zustimmung und Absenden

Ist das SSO-Modul aktiv und Portal-Account-Anmeldung vor Anfrage erzwungen, wird der Anfrager vor dem Wizard zum Login geleitet und die Kontaktdaten werden aus dem Portal-Account vorbelegt.

Eingegangene Anfragen bearbeiten

Alle Anfragen laufen im Backend unter Workflows → Maskottchen-Anfragen → Anfragen auf. Die Anfrage-Detailansicht erlaubt:

• Status setzen: eingegangen → in Bearbeitung → bestätigt oder storniert
• Interne Notizen und bestätigten Termin pflegen
• Veranstaltung erstellen aus der Anfrage: Standard-Veranstaltungsart und Standard-Gastgeber werden übernommen, Maskottchen-Namen sowie Einrichtung und Parkinformationen landen in der Event-Notiz. Danach greift die normale FSC-Event-Verwaltung (Trainer-Verfügbarkeit im Trainerportal, Abrechnung, Transporter)

Dezenter Konflikt-Hinweis

Existieren mehrere Anfragen oder bereits gebuchte Termine am selben Kalendertag für dasselbe Maskottchen, wird die betroffene Zeile in der Übersicht mit einem gelben Hintergrund und einem Info-Icon markiert. Das ist ein Hinweis, keine Sperre - er hilft, versehentliche Doppelbuchungen zu vermeiden.

Automatische E-Mail-Bestätigung

Sobald der Mandant die E-Mail-Vorlage mascot_request_confirmation aktiv geschaltet hat, erhält der Anfrager unmittelbar nach dem Absenden eine Eingangsbestätigung. Verfügbare Platzhalter in der Vorlage:

• %anrede% , %vorname% , %nachname%  - Ansprache der Kontaktperson
• %einrichtung%  - Freitext der Institution
• %event_art%  - Art des Events
• %wunschtermin%  - Wunschtermin des Anfragers
• %maskottchen%  - kommagetrennte Liste der angefragten Maskottchen

Abgrenzung zum Kindergeburtstagsmodul-Workaround

Wer bislang Maskottchen über das Kindergeburtstagsmodul abgebildet hat (siehe Artikel 67), profitiert beim eigenen Modul von:

• passenden Feldern (Event-Adresse statt Wohnadresse, Ansprechperson vor Ort statt Elternteil, Parkmöglichkeiten, Art der Einrichtung)
• eigener Portalstrecke mit eigenen Texten, ohne Vermischung mit Geburtstags-Anfragen
• Multi-Maskottchen-Anfragen für Kombi-Auftritte
• dezentem Konflikt-Hinweis pro Maskottchen und Tag