ERP-Schnittstelle zur Rechnungsübertragung
Die Schnittstelle in Richtung des ERP-Systems ist eine der wichtigsten und zentralsten Anbindungen. Das Modul Rechnungen dient innerhalb von FSC als Grundlage für die Datenstrukturierung:
- Ein Veranstaltungsteilnehmer hat beliebig viele Rechnungen.
- Die aktuellste Rechnung bildet stets den aktuellen Warenkorb des Teilnehmers ab.
- Damit auch bei Veranstaltungsänderungen nach Umbuchung von Teilnehmern die Leistungszeiträume stets korrekt sind, finden nach einer zahlungsrelevanten oder zeitraumrelevanten Anpassung des Teilnehmers automatisch eine vollständige Rechnungskorrektur und eine neue Ausstellung einer Rechnung statt.
Buchungs-, Zahlungs- und Abrechnungsflow
Rechnungskomponenten
In unserem Rechnungsmodul werden Rechnungen erstellt, die in ihrer Datenstruktur optimal für eine Weiterverarbeitung in ERP-Systemen abgebildet sind. Neben den Meta- bzw. Header-Daten wie Rechnungsdatum, Art der Rechnung, Empfängerdaten, Debitorennummern etc. enthält jede Rechnung beliebig viele Zeilen, die jeweils die einzelnen Warenkorb-Komponenten abbilden.
Abbildung des Leistungszeitraums
Auf Zeilenebene wird das jeweilige Start- und Enddatum in der ersten Rechnungszeile, die das Event repräsentiert, abgebildet.
Abbildung von Nachlässen
Nachlässe wie Mitglieder- und Geschwisterrabatte werden bei uns als eigene Zeilen abgebildet.
Verknüpfung mit externen Artikelnummern, Kostenstellen, Kostenträgern
In den Grundeinstellungen lassen sich zu Veranstaltungen, Nachlässen, Produkten und weiteren Warenkorbbestandteilen zur Veredelung optional folgende externe Nummernverknüpfungen hinterlegen, die dann entsprechend auf die Zeilenebene der Rechnung übernommen werden:
- Kostenstellen als zentral hinterlegte Auswahl
- Kostenträger als zentral hinterlegte Auswahl
- Produktbuchungsgruppen als zentral hinterlegte Auswahl
- Externe Artikelnummern als individuelle String-Eingabe
Zusammenhang zwischen Rechnungen und Zahlungen
Zahlungen und Rechnungen stehen in keinem direkten Zusammenhang. Folgendes Beispiel illustriert den Hintergrund dazu:
- Ein Elternteil bucht ein Fußballcamp über 4 Tage in den Sommerferien. Das Camp kostet 250 EUR.
- Die Zahlung erfolgt über eine Online-Zahlung, die Rechnung wird generiert und ins ERP-System zum Ausgleich übertragen.
- Es findet eine nachträgliche Umbuchung in ein anderes Sommerferiencamp statt, das 5 Tage dauert und 300 EUR kostet.
- Der Kunde bekommt einen Aufwertungslink über eine nachträgliche Zahlung in Höhe von 50 EUR. Im Teilnehmerprofil sind somit zwei Zahlungen hinterlegt, eine Zahlung über 250 EUR und eine Zahlung über 50 EUR.
- Nach der Auftragsänderung und der erfolgreichen Zahlungsmeldung über 50 EUR existieren nun drei Rechnungen im Profil:
- Ursprungsrechnung über 250 EUR
- Vollständige Korrekturrechnung/Stornorechnung über 250 EUR
- Neue Rechnung über 300 EUR
Da wir im Kontext von Veranstaltungsbuchungen häufig sehr frühe Buchungen haben (bis zu einem Jahr im Voraus der Veranstaltung), kommt es häufiger als in anderen Systemen zu nachträglichen Auftragsänderungen. Über die oben beschriebene Datenmodellierung sind die Aufwertung über Zahlungslinks sowie die Abwertung über Teil- oder Vollerstattung optimal abbildbar und maximal kundenfreundlich. Bei jeder Übermittlung von Rechnungen in Richtung des ERP-Systems werden alle vorhandenen Zahlungen des Teilnehmers als strukturiertes Array übertragen.
Zeitpunkt der Rechnungserzeugung
Standardmäßig werden in FSC die Rechnungen nach einem erfolgreichen Zahlungseingang generiert. Besonders bei einer Zahlung über einen Paymentservice-Provider ist dieses Vorgehen sehr praktisch. Er ist auch empfehlenswert, da somit erst nach der erfolgreichen Zahlungsmeldung ein buchhalterisches Belegdokument erzeugt wird. Sollte es bei der Zahlung zu Problemen kommen, werden somit keine offenen Posten gebildet.
Visuelle Repräsentation als PDF
In den Rechnungsgrundeinstellungen lassen sich ein Hintergrund für die PDFs im JPEG-Format hochladen, sowie Metadaten für bestimmte Zusatzangaben auf der Rechnung hinzufügen. Wir empfehlen allerdings explizit, die Erzeugung der finalen Dokumente inklusive PDF-Repräsentation ERP-seitig durchzuführen. Wir können die Schnittstelle so einrichten, dass sich das erzeugte PDF als Base64 wieder an die Ursprungsrechnung bei uns speichern lässt. Somit ermöglichen wir den Kunden, nach einem Login die Rechnungen für ihre Teilnehmer abzurufen.
Nummernkreise
In den Grundeinstellungen zum Rechnungsmodul lassen sich Nummernkreise für Rechnungen und Korrekturrechnungen definieren:
Limitationen und Empfehlungen
Unser Rechnungsmodul ist optimal für die Weiterverarbeitung von Rechnungen im ERP-System angepasst. Wir empfehlen, unsere Rechnungen als Input für die Generierung der finalen Endrechnungen im ERP-System zu verwenden. Besonders bei Themen wie E-Rechnungen bietet sich dieses Vorgehen an, da alle Rechnungen mit ihrem Nummernkreis, ihrer visuellen Repräsentation sowie dem Briefpapier einheitlich ERP-seitig verarbeitet werden.
Integration mit dem Single-Sign-On zur Debitoren-Nummern-Zuordnung
Wir empfehlen im Kontext von ERP-Schnittstellen, einen vorgeschalteten Single-Sign-On einzusetzen. Über das Buchungsportal ist somit eine eindeutige Identifikation des Kunden bereits im Buchungsprozess möglich. Es findet ein Austausch der Kunden- bzw. Debitorennummer statt, die dann auch auf die Rechnungsdokumente weitergereicht werden kann.
Optionale Schnittstelle als Rückmeldung vom ERP nach FSC
Über unsere JSON-API lassen sich Status- und Integrationsnotizen auch asynchron wie bei einem Webhook vom ERP-System in Richtung FSC senden: