Hinterlegung und Erinnerungen beim Führungszeugnis sowie PDF zur Beantragung herunterladen

Im Trainerprofil kann durch Administratoren hinterlegt werden, ob ein gültiges Führungszeugnis vorliegt und wie lange das Führungszeugnis gültig ist:

Unter Einstellungen > E-Mails > Trainer lässt sich eine Vorlage zur automatischen Erinnerung 8 Wochen vor Ablauf des Führungszeugnisses einrichten:

Ist die Vorlage aktiviert, verschickt das System 8 Wochen vor Ablaufdatum automatisch die E-Mail. Intern wird ein Zeitstempel der letzten Erinnerung gesetzt, damit nicht täglich erneut eine E-Mail verschickt wird.

Die Erinnerung wird jedoch automatisch alle 8 Wochen gesetzt, solange "Führungszeugnis liegt vor" gesetzt ist, "Führungszeugnis gültig bis" in der Vergangenheit liegt und seit der letzten Erinnerung mindestens 8 Wochen vergangen sind. Sollen keine Erinnerungen mehr an einen Trainer verschickt werden, kann die Checkbox "Führungszeugnis liegt vor" deaktiviert werden.

PDF-Dokument für die Beantragung automatisch erzeugen

Der Prozess für die Anforderung von Führungszeugnissen sieht vor, dass die Trainer mit einem personalisierten Vordruck im zuständigen Amt ihres Wohnortes erscheinen. Um den Trainerinnen und Trainern ein vorgefertigtes PDF zur Verfügung zu stellen, das sie sich direkt über das Trainerportal herunterladen können, gibt es unter Einstellungen im Bereich Trainer die Option Führungszeugnisse.

Hier lässt sich für ein DIN-A4-Hochkantformat eine Hintergrundgrafik hochladen, z.B. mit dem aktuellen Geschäftspapier, ein Titel sowie der Inhaltstext hinterlegen. Beide können jeweils mit Platzhalter-Texten für Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum versehen werden.

Download über das Trainerportal

Ab Beginn der 8‑wöchigen Erinnerungsphase bzw. sofern noch kein Ablaufdatum für das Führungszeugnis hinterlegt ist, können Trainerinnen und Trainer im Trainerportal über den Reiter Dateiaustausch auf eine Downloadvorgabe des Vordrucks zugreifen und sich im Selfservice somit das Dokument herunterladen.