Teilnehmergruppen zu Veranstaltungen einteilen
Mit dem Modul Gruppeneinteilungen lassen sich aus den angemeldeten Teilnehmern mit wenigen Klicks Gruppen erstellen. Das Modul ist in der Seitenleiste des jeweiligen Events verfügbar.
Es gibt im Modul zwei unterschiedliche Modi zur Erstellung der Gruppen:
- Modus A) Voreinstellungen mit Gruppennamen und maximalen Teilnehmern aus Einstellungen > Gruppennamen (Standard, schnellstes Verfahren, höchste Standardisierung)
- Modus B) Händische Konfiguration der Gruppen mit Wunschgruppenanzahl & maximalen Teilnehmern (größte Individualisierungsmöglichkeit)
Modus A) Voreinstellungen mit Gruppennamen
Die Standardgruppen unter Einstellungen > Gruppennamen konfiguriert sein:
Innerhalb des Events können dann die Gruppen mit einem Klick generiert werden:
Modus B) Händische Konfiguration
Passen die Standardgruppen nicht zum Event oder Teilnehmeranzahl? In diesem Fall können händisch die Wunschgruppen mit der maximalen Teilnehmeranzahl gesetzt werden.
Limitierung in diesem Modus: Es gibt keinen direkten Support für Torhütergruppen.
Auch bei manueller Konfiguration werden die Standardsortierung und die voreingestellten Gruppennamen übernommen.
Gruppenwünsche berücksichtigen
Erziehungsberechtigte können im Buchungsformular einen Gruppenwunsch als Freitext angeben, typischerweise "zusammen mit Max Mustermann". Mehrere Namen sind erlaubt und können per Komma, Schrägstrich, Semikolon, Plus oder Kaufmanns-Und getrennt werden.
In der Gruppenübersicht am Event wird pro Teilnehmer farbig markiert, ob der Wunsch erfüllt ist:
- Grün: Die gewünschte Person ist in derselben Gruppe. Wunsch erfüllt.
- Rot: Die gewünschte Person ist einer anderen Gruppe zugeordnet (die Gruppennummer wird in Klammern angezeigt). Hier kann händisch umsortiert oder bewusst beim bestehenden Vorschlag belassen werden.
Das Matching funktioniert nur mit Vor- UND Nachname. Ein reiner Vorname genügt nicht. Die gewünschte Person muss zudem bereits gebucht sein, sonst gibt es keinen Treffer.
Gruppenwünsche lassen sich im Manage-Portal auch nachträglich am Teilnehmer pflegen, falls ein Wunsch nach der Buchung dazukommt oder nachgetragen werden soll.
Exporte
Als Exporte stehen PDF und CSV/Excel-Exporte zur Verfügung. Die CSV-Exporte enthalten auch erweiterte Spalten wie Konfektionsgrößen und Produktbestellungen zur flexiblen Weiterverarbeitung.
